Se vam zdi misija nemogoče? Tudi meni velikokrat. A vsaj 9/10 krat je krivda povsem moja.
Res je, da je kar malce tradicionalno, da vodje v Sloveniji tožimo glede pomanjkanja časa. Se mi zdi, da to nekako pritiče, pa če je res ali pa ne. Res je, da pride dan, ko ne vemo, kje se nas drži glava, ko je kup stvari nujnih, ko lovimo roke za pripravo poročil, roke za prijavo na razpise, računovodske roke, roke za izvedbo, dobavne roke in še in še. Velikokrat pa je problem v slabi izrabi delovnika. Je že tako, da smo tudi vodje samo in predvsem ljudje in da nekatere naloge opravljamo raje kot druge. Sama na primer finančni plan pripravim kot bi trenil, pripravi raznih strategij, protokolov, poročil pa se bi najraje izognila. Vsak dober vodja bi se naj vprašal: katere so naloge, za katere je nujno, da jih opravi sam, katere pa lahko delegira? Ločnica naj ne bo dejstvo, da nam nekaj bolj ali manj ustreza, temveč kriterij, ali moramo določeno nalogo res opraviti sami, ali pa smo jo mi dosedaj opravljali samo zato, ker nam je všeč, ker je to nekaj, kar radi počnemo.
V nadaljevanju navajam nekaj dobrih in malo manj dobrih primerov izrabe službenega časa. Še pred tem pa droben nasvet. Preizkusite se, koliko se držite postavljenih ciljev, v kolikšni meri ste res gospodar svojega časa. Vsako jutro ob prihodu na delovno mesto zapišite, katere naloge morate opraviti in koliko časa vam bo posamezno opravilo vzelo. Na koncu delovnika analizirajte dejanski potek dela. Kako dobro ste načrtovali? Za koliko stvari vam je zmanjkalo časa ali niste našli volje? Katere naloge bi lahko poverili sodelavcem? Kaj boste spremenili?
Več metod je, kako načrtovati čas, da ga bi čim kakovostneje izkoristili. Izpostavila bi le eno, in sicer Eisenhowerjevo metodo.
Časovna matrica managementa nam omogoča, da se osredotočimo na res pomembne in nujne opravke in izločimo ali pustimo naloge, ki niso tako zelo nujne, za kasneje. Obveznosti razvrstimo po dveh dimenzijah: nujnosti in pomembnosti, s čimer dobimo Eisenhowerjevo matriko s štirimi kvadranti. Od tega, v kateri kvadrant obveznost uvrstimo, so odvisni naši odzivi in dejanja, prav tako pa tudi količina časa, ki ga namenimo opravljanju teh stvari. Naloge so lahko:
- Pomembne in nujne: obveznosti s tega kvadranta se lotimo nemudoma in osebno, saj gre za kritične dejavnosti (npr. težave, roki, nesreče). Čas, namenjen tovrstnim nalogam, naj bi poskušali čim bolj skrajšati.
- Pomembne, vendar ne nujne: to so naši pomembni cilji, na katerih prav tako delamo sami, vendar se jih ne lotimo takoj (npr. medosebni odnosi, rekreacija, načrtovanje). Priporočljivo je, da obveznostim v tem kvadrantu posvetimo največ časa.
- Nepomembne, a nujne: gre za razna srečanja, dejavnosti in prekinitve, kot so npr. telefonski klici ali sporočila. Le-tem dejavnostim naj bi največ pozornosti in časa namenjali žalostni ljudje, zaradi česar svetujejo, da se z njimi ukvarjamo le krajši čas.
- Nepomembne in ne nujne: v to skupino spadajo npr. motilci in distrakcije, zanimivosti in prijetne dejavnosti zanimivosti (npr. gledanje televizije). Te dejavnosti bi morali v času dela opustiti oziroma jim posvetiti najmanj časa.*
(* vir: Wikipedija ter Markič P., 2014, Kranj, Šola za ravnatelje)
Verjetno se bralci z zapisanim strinjate, če boste iskreni, pa se boste prepoznali tudi med primeri napačno izrabljenega delovnega časa, ki se jih bomo dotaknili sedaj.
Ena izmed stvari, ki jih sama rada počnem, je prelaganje stvari na kasnejši, ugodnejši čas. Potrebno je pripraviti članek: ponedeljkovo jutro res ni pravo, tudi petek ni dan za to, v sredo je dolg delovnik, ne moremo…ste se našli? Kaj bi bila rešitev: postavimo si rok, do kdaj mora biti naloga zaključena. Za lažji zagon imejmo vedno v rokavu nekaj preprostejših nalog, ki jih bomo opravili z levo roko in nam bodo dale spodbudo, da nato opravimo še kaj zahtevnejšega.
Klic, ki bi lahko bil elektronska pošta ali obratno – elektronska pošta, ki bi lahko bila klic. Sami ocenite, kaj vam je ljubše, saj ima vsaka oblika komunikacije svoje prednosti. S klicem zna biti, da bomo stvar hitreje rešili, kot če si pošiljamo sporočila. Po drugi strani pa s klicem kličočega zmotimo, kasneje tudi nimamo dokazila o dogovorjenem, morda se nam klicani ne bo javil, saj opravlja druge naloge, ali sestankuje, ali v tistem trenutku nima časa za vas…
Sestanki, ki bi lahko bili spletna pošta
Sestanki so del posla, lagali pa bi, če bi trdili, da so vsi med njimi produktivni in vredni našega časa. Pogosto bi lahko stvari, ki jih predelujemo na sestankih, rešili zgolj z eno elektronsko pošto ali klicem. Preden torej skličete sestanek, pretehtajte, ali bi morda za rešitev te zagate zadostoval kakšen drug način komunikacije.
Opravljanje dela, ki ni vaše
Pomoč sodelavcem je vedno lepa gesta in pripomore k timskemu uspehu. Hkrati pa se je dobro zavedati, kdaj je povsem v redu reči ne, še zlasti če ste oseba, ki rada priskoči na pomoč. Te vam ni treba nuditi vsak dan, sploh takrat, ko imate veliko svojega dela in pomembnejših nalog, ki ne morejo čakati. Čisto sprejemljivo je, če rečemo »trenutno imam obilico nujnih zadolžitev« ali pa »zdaj ti žal ne morem pomagati, takoj ko zaključim z delom, se oglasim pri tebi«.
Prezahtevne naloge
Se vam kdaj zgodi, da zapravite več ur za nalogo, za katero ne veste, kako bi se je lotili? Poiščite pomoč! Pobrskajte po spominu, kdo se je morda že srečal s to delovno nalogo in vam bi lahko pomagal, »pogooglajte« za morebitnimi napotki, vprašajte sodelavce, vprašajte nadrejenega. Karkoli je bolje, kot strmeti v prazno in ne opraviti naloge!
Klepet s sodelavci
…še kako dobro dene. Bodisi ob jutranji kavi, bodisi med malico, ob kakšni zahtevnejši nalogi, ko potrebujemo dodatno vzpodbudo, ko se nam zgodi kaj lepega (ali kaj slabega)… tisoč in ene priložnosti se lahko spomnimo, kdaj nam prijazna beseda sodelavcev dobro dene, nas bodisi pomiri ali nam da voljo. Grajenje dobrih odnosov s sodelavci ni priporočljivo le zato, da bo delo – sploh, ko gre za ekipne projekte – dobro opravljeno, ampak tudi zato, ker s sodelavci preživimo tretjino vsakega dneva. Dobri odnosi z ljudmi, s katerimi preživimo skoraj več budnega časa kot s svojo družino, so torej pomemben del zadovoljstva na delu. Pazimo le, da klepet ne bo predolg in bomo posledično morali podaljševati svoj delovnik, da bo delo vseeno kvalitetno opravljeno.
Kot pri vsaki stvari, je tudi pri načrtovanju dela in razporejanju nalog tekom delovnika priporočljiva postopnost. Ne postavljati navad na glavo, premislite in se sprememb lotite počasi, postopoma…sodelavci bodo videli, da se stvari spreminjajo in se bodo imeli čas nanje navaditi, pa tudi vam bodo spremenjene navade predstavljale manj stresa. Za začetek razporedite le polovico svojega delovnega časa, ostalo pustite nerazporejeno, vendar ves čas razmišljajte o nalogah, ki jih opravljate. Ostanite dosledni, naredite si dnevni, tedenski, morda celo mesečni plan in ga spremljajte, kadar je potrebno, naj vam ne bo težko reči ne, fokusirajte se na kvalitetno opravljene naloge. Držim pesti! Tudi jaz sem še na poti in ne že na cilju 😊
Preberite si tudi ostale naše nasvete:
